Conditions Générales d'Utilisation et de Vente

1. Définitions

• Éditeur : Cydrovis, éditeur de l'application Edubly.
• Service / Edubly : l'application en ligne de gestion de la comptabilité scolaire et l'ensemble de ses fonctionnalités.
• Établissement : l'établissement scolaire titulaire d'un espace Edubly.
• Utilisateur : toute personne accédant au Service via un compte, quel que soit le rôle qui lui est attribué par l'Établissement.
• Abonnement : la formule payante souscrite par l'Établissement donnant accès au Service.

2. Objet

Les présentes conditions ont pour objet de définir les modalités de mise à disposition du Service et les conditions de souscription, de paiement et de résiliation des Abonnements.

3. Description du Service

Edubly est une application accessible en ligne permettant la gestion d'un établissement scolaire : inscription des élèves, suivi de l'écolage et des paiements, gestion des classes, journal de caisse, gestion du personnel, fiches et bulletins de paie, exports et documents imprimables. Les fonctionnalités accessibles dépendent de la formule souscrite.

Le Service est accessible depuis un navigateur web. Il peut également être installé comme application depuis le navigateur, ou au moyen de l'application de bureau Windowsfournie par l'Éditeur : celle-ci affiche le même service en ligne, avec les mêmes comptes et les mêmes données.

Une connexion internet est nécessaire pour utiliser le Service, pour la consultation comme pour l'enregistrement. En cas d'interruption, le Service le signale et aucune écriture n'est possible tant que la connexion n'est pas rétablie : ni inscription, ni encaissement, ni paie. Aucune donnée de l'Établissement n'est conservée sur le poste en vue d'un usage sans connexion. Le Service reste accessible depuis un téléphone, sur la connexion mobile, avec les mêmes fonctions.

Rappel de créance par messagerie. Le Service peut préparer un message de rappel destiné au parent d'un élève qui n'a pas soldé sa scolarité, et l'ouvrir dans l'application de messagerie de l'Établissement. Cette fonction est désactivée par défaut et ne s'active qu'à la demande expresse de l'Établissement, dans ses paramètres. L'envoi est réalisé par l'Établissement, depuis son propre compte de messagerie et sous sa seule responsabilité : l'Éditeur ne rédige aucun envoi automatique, n'émet, ne transmet ni ne conserve ces messages, et n'a aucune relation avec le service de messagerie utilisé. Il appartient à l'Établissement de s'assurer qu'il est fondé à contacter les personnes concernées.

4. Accès, comptes et rôles

L'accès au Service nécessite un compte. Le compte Directeur est créé par l'Éditeur ou par l'Établissement ; il peut ensuite créer les comptes Fondateur, Sous-directeur, Comptable, Économe, Caissier et Superviseur. Chaque rôle ouvre un périmètre distinct, décrit dans le guide d'utilisation ; les rôles de consultation n'autorisent aucune écriture. Chaque Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants et de toute activité réalisée depuis son compte. Tout usage frauduleux doit être signalé sans délai à l'Éditeur.

4.1 Comptes rattachés à plusieurs établissements

Un même compte peut être rattaché à plusieurs Établissements lorsque ceux-ci relèvent d'un même propriétaire. Le rattachement est décidé par l'Éditeur à l'ouverture de l'espace d'un Établissement, et lui seul peut le retirer : il ne s'agit pas d'un réglage que l'Établissement administre. Le compte rattaché bascule d'un Établissement à l'autre depuis le Service, et son rôle, donc ce qu'il peut lire et écrire, s'apprécie établissement par établissement. Chaque Établissement conserve une comptabilité, un exercice et un Abonnement distincts ; aucun état consolidé n'est produit.

4.2 Accès perdu et corrections apportées par l'Éditeur

Un Utilisateur qui a perdu son mot de passe en obtient un nouveau par un lien envoyé à l'adresse email de son compte ; le Directeur peut aussi remettre un mot de passe provisoire aux membres du personnel de son Établissement. À défaut, l'Éditeur rétablit l'accès après avoir vérifié l'identité du demandeur. Dans tous les cas, l'Utilisateur choisit lui-même son mot de passe définitif, que l'Éditeur ne connaît pas.

L'Éditeur ne modifie les coordonnées d'un Établissement, ni l'adresse email qui sert à se connecter à un compte, qu'à la demande écrite du Directeur ou du Fondateur de cet Établissement, adressée par un moyen permettant d'en identifier l'auteur (email ou messagerie). Il conserve cette demande. Chaque modification est enregistrée avec sa date et les valeurs avant et après ; un changement d'adresse de connexion est notifié à la nouvelle adresse. Seule exception : l'Éditeur peut agir de sa propre initiative pour faire cesser un usage frauduleux signalé, et en informe alors l'Établissement.

5. Abonnements et tarifs

Le Service est proposé selon les formules suivantes (tarifs annuels, en francs CFA) :

Les tarifs sont indiqués toutes taxes comprises lorsque applicable. L'Éditeur se réserve le droit de faire évoluer ses tarifs ; toute évolution est sans effet sur l'Abonnement en cours et s'applique au renouvellement suivant.

En cas de changement de formule en cours d'Abonnement : le passage à une formule supérieure donne lieu à la facturation de la différence de tarif entre les deux formules ; le passage à une formule inférieure ne donne lieu à aucun remboursement pour la période en cours, conformément à l'article 6.1.

5.1 Remise applicable aux propriétaires de plusieurs établissements

Lorsqu'un même compte est rattaché à plusieurs Établissements au sens de l'article 4.1, une remise de vingt pour cent (20 %) est appliquée au tarif de la formule souscrite par le deuxième Établissement et chacun des suivants, le premier restant au tarif de la formule. Une fois le rattachement établi, cette remise est reconduite à chaque renouvellement tant qu'il subsiste, sans démarche de l'Établissement ; elle figure en ligne distincte sur la facture. Elle ne se cumule avec aucun coupon cadeau : le plus avantageux des deux s'applique.

Le rattachement lui-même doit être demandé, et il doit l'être avant l'ouverture de l'espace du nouvel Établissement. Il appartient au propriétaire de signaler à l'Éditeur, à l'adresse indiquée sur le site, qu'il détient déjà un Établissement — au moment où il en inscrit un nouveau. L'Éditeur procède au rattachement après vérification, et la remise s'applique alors dès la première facture. La facture étant émise à l'ouverture de l'espace, un rattachement demandé postérieurement ne produit d'effet qu'au renouvellement suivant : la première période reste due au tarif facturé. Ce rattachement n'est pas déduit automatiquement des informations saisies au formulaire d'inscription : une adresse email y étant librement renseignée, l'établir sur cette seule base reviendrait à ouvrir la comptabilité d'un Établissement à quiconque connaîtrait l'adresse de son propriétaire.

5.2 Période d'utilisation offerte

L'Éditeur peut accorder à un Établissement une période d'utilisation gratuitepréalable à toute souscription payante. Lorsqu'elle est accordée, sa durée est de trois (3) mois, sauf durée différente portée à la connaissance de l'Établissement à l'ouverture de son espace.

Au titre de la campagne de lancement, cette période est accordée à tout Établissement qui ouvre son espace jusqu'au 31 octobre 2026 inclus. Au-delà de cette date, son octroi relève de la seule décision de l'Éditeur et ne se présume pas.

Pendant cette période, le Service est accessible dans son intégralité, sans engagement ni versement d'aucune sorte : l'Établissement l'éprouve sur l'équivalent d'un trimestre scolaire, dans ses conditions réelles d'exploitation et avec ses propres données. À son terme, la poursuite de l'accès suppose la souscription d'un Abonnement. L'Établissement qui ne souhaite pas poursuivre n'a aucune somme à régler et dispose du délai prévu à l'article 7 pour exporter ses données.

6. Modalités de paiement et facturation

L'Abonnement est réglé d'avance. Une facture est adressée automatiquement par email à l'Établissement, avec copie au Directeur et, lorsque son adresse est renseignée, au Fondateur : à l'ouverture de l'espace, à chaque renouvellement, ainsi que lors d'un passage à une formule supérieure. À ce jour, le paiement s'effectue par virement, dépôt ou paiement mobile, après accord entre l'Établissement et l'Éditeur. L'accès est ouvert ou maintenu après validation du paiement. Un justificatif est délivré pour chaque règlement.

6.1 Caractère définitif des paiements

La période d'utilisation offerte prévue à l'article 5.2 permet à l'Établissement d'évaluer le Service dans son intégralité, sur l'équivalent d'un trimestre scolaire, avant tout engagement financier. En conséquence, tout paiement effectué au titre d'un Abonnement est définitif et ne donne lieu à aucun remboursement, total ou partiel, notamment en cas de résiliation avant l'échéance, de passage à une formule inférieure, de non-utilisation ou de sous-utilisation du Service, de fermeture de l'Établissement, ou de départ des personnes formées.

Il n'est dérogé à ce principe que dans deux situations : une indisponibilité prolongée du Service imputable à l'Éditeur, et une résiliation à l'initiative de l'Éditeur pour un motif étranger à un manquement de l'Établissement. Dans ces deux cas, l'Établissement est remboursé au prorata de la période d'Abonnement non consommée. L'Éditeur conserve par ailleurs la faculté d'accorder un geste commercial, sans que celui-ci puisse constituer un précédent ni une obligation pour l'avenir.

7. Durée, renouvellement et résiliation

L'Abonnement est souscrit pour une durée d'un (1) an à compter de l'activation. Il peut être renouvelé d'un commun accord. L'Établissement peut résilier à l'échéance, ou en cours d'Abonnement ; dans ce dernier cas, l'accès demeure ouvert jusqu'au terme déjà réglé et aucun remboursement n'est dû, conformément à l'article 6.1.

7.1 — Sort des données après l'Abonnement

Les données de l'Établissement sont conservées trois (3) ans à compter du terme de l'Abonnement. Pendant ce délai, l'Établissement conserve l'accès à l'export complet de ses données depuis son espace, et la reprise de l'Abonnement lui restitue son espace en l'état. À l'expiration de ce délai de trois ans, les données sont supprimées définitivement et sans restauration possible.

L'Établissement demeure seul responsable de la conservation de ses propres pièces comptables, que le droit comptable OHADA lui impose de garder dix (10) ans. Cette obligation excède la durée de conservation ci-dessus : l'export mentionné au présent article est le moyen par lequel l'Établissement y satisfait, et il lui appartient de le réaliser et de le conserver. L'Éditeur n'assure pas l'archivage légal des pièces de l'Établissement.

8. Suspension du Service

En cas de non-paiement ou de manquement grave aux présentes conditions, l'Éditeur peut suspendre l'accès au Service après information de l'Établissement. Pendant la suspension, l'Établissement conserve la possibilité d'exporter ses données.

9. Obligations de l'Utilisateur

• Fournir des informations exactes et les tenir à jour.
• Utiliser le Service conformément à la loi et à sa destination.
• Ne pas tenter de porter atteinte à la sécurité ou à l'intégrité du Service.
• S'assurer de disposer des autorisations nécessaires pour saisir les données de tiers (élèves, parents, personnel).

10. Disponibilité et maintenance

L'Éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du Service, sans garantir une absence totale d'interruption. Des opérations de maintenance peuvent entraîner des suspensions temporaires, en principe annoncées lorsque c'est possible.

11. Données personnelles

Le traitement des données personnelles est décrit dans la Politique de confidentialité, qui fait partie intégrante des présentes conditions.

12. Propriété intellectuelle

Le Service, sa marque et ses contenus demeurent la propriété de l'Éditeur. L'Abonnement confère un simple droit d'usage, personnel et non exclusif, pour la durée de l'Abonnement. Les données saisies par l'Établissement restent la propriété de l'Établissement.

13. Responsabilité

L'Éditeur ne saurait être tenu responsable des dommages indirects, ni des conséquences d'une utilisation non conforme du Service, d'une erreur de saisie, ou d'un défaut imputable à l'Établissement ou à un tiers (connexion, prestataire de paiement). L'Établissement demeure responsable de l'exactitude des données qu'il enregistre et des décisions prises sur leur fondement.

14. Force majeure

La responsabilité de l'Éditeur ne peut être engagée en cas d'inexécution due à un événement de force majeure, tel que défini par le droit ivoirien et la jurisprudence.

15. Modification des conditions

L'Éditeur peut modifier les présentes conditions. Les Utilisateurs en sont informés ; la poursuite de l'utilisation du Service vaut acceptation de la version en vigueur.

16. Droit applicable et litiges

Les présentes conditions sont régies par le droit ivoirien. En cas de litige, les parties rechercheront une solution amiable. À défaut, compétence est attribuée aux juridictions compétentes de Côte d'Ivoire.